written by
Olivier De Cock

Aftrekbare beroepskosten: betaal minder belastingen

Starterstips Boekhouding 3 min read

Ondernemers proberen vaak kosten “op de zaak te zetten” zodat ze die kunnen aftrekken van de belastingen. Minder belastingen betalen, sweet! – horen we je denken. Hoewel je als zelfstandige inderdaad heel wat voordeel kan halen uit je beroepskosten, raden we je aan om voorzichtig om te springen met deze maatregel. Een boekhouder of accountant kan je hierbij tot in de puntjes begeleiden.

In België worden ondernemers belast op hun winst of nettoberoepsinkomen. Kosten die zelfstandigen maken om die winst te realiseren, worden niet belast. In praktijk betekent dit dat je als zelfstandige je zogenaamde beroepskosten mag aftrekken van je jaaromzet. Je betaalt enkel belastingen op het resterende bedrag.

Opgelet: je moet beroepskosten wel zelf betalen. Het is niet alsof de overheid jouw spiksplinternieuwe laptop volledig terugbetaalt. Denk dus goed na over je aankopen voor je enthousiast aan het shoppen gaat.

Omzet, winst en beroepskosten

Uiteraard volgt dan de logische vraag: welke kosten worden beschouwd als een beroepskost? In de meest vereenvoudigde vorm kan je stellen dat beroepskosten alle directe en indirecte kosten omvatten die je maakt om jouw winst te realiseren.

Bijvoorbeeld. Je bent net gestart als zelfstandige en runt nu een hippe koffiezaak in Gent. Je klanten betalen met plezier voor je overheerlijke espresso’s en caffè latte’s. De euro’s rollen vlot over de toonbank en je zet een prachtige omzet neer.

Tegelijkertijd heb je ook heel wat kosten gemaakt om die succesvolle koffies te kunnen serveren. Er zijn directe beroepskosten zoals:

  • koffiebonen van de bovenste plank,
  • hypermoderne machines,
  • melk en plantaardige alternatieven,
  • en suiker voor de zoetekauwen.

Daarnaast heb je ook heel wat indirecte beroepskosten gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan:

  • professionele bijscholingen,
  • digital advertising op social media om meer klanten aan te trekken,
  • interieuradvies om je zaak nog beter vorm te geven,
  • en een internetverbinding zodat klanten hun mails kunnen checken boven een kopje koffie.

Dit soort directe en indirecte kosten mag je allemaal inbrengen op je belastingbrief. De fiscus zal berekenen hoeveel belasting je op het resterende deel – de winst of je nettoberoepsinkomen – zal moeten betalen.

Hoe werken aftrekbare beroepskosten?

Hoewel beroepskosten dus heel ruim geïnterpreteerd kunnen worden, betekent dat niet dat je alles volledig kan inbrengen als een aftrekbare beroepskost. Concreet gaat het om aankopen die ofwel gelinkt zijn aan je beroep, ofwel je onderneming een duwtje in de rug kunnen geven.

Daarnaast worden sommige beroepskosten volledig afgetrokken, andere mag je slechts gedeeltelijk aftrekken. Onder meer je sociale kwartaalbijdragen, verzekeringen en boekhouder mag je volledig inbrengen. Anderzijds staan er specifieke grenzen op bijvoorbeeld restaurantkosten, relatiegeschenken en brandstofkosten.

Houd tot slot de bewijzen van je aankopen altijd goed bij! Volgens de wet ben je verplicht ze tot zeven jaar lang te bewaren. Let dus extra op wanneer je bijvoorbeeld een factuur of btw-bon in de prullenmand wil gooien.

Gemengde kosten en afschrijvingen

Wanneer je aankopen zowel privé als professioneel gebruikt, spreken we van een ‘gemengde kost’. Naar de belastingen toe zal je deze kost moeten opsplitsen. Een deel wordt als beroepskost afgetrokken van je omzet, de rest wordt verrekend als een privékost. Dat is bijvoorbeeld relevant bij de aankoop van een nieuwe wagen of voor het deel van je eigen huis dat je als kantoor gebruikt.

Bovendien kan je niet elke kost meteen volledig aftrekken van je omzet. Sommige aankopen zijn bedoeld om meerdere jaren mee te gaan en worden dus beschouwd als echte investeringen. Ook de fiscus volgt je graag in die logica en heeft daarom een systeem van afschrijvingen ontworpen. Dat betekent dat je de beroepskost spreidt over een aantal jaren.

Concreet zal je zo bijvoorbeeld een laptop van 1.200 euro gedurende drie jaar jaarlijks voor 400 euro inbrengen. De aankoop van een wagen zal je dan weer over vijf jaar kunnen spreiden. Over hoeveel jaar je je investering mag afschrijven, hangt af van de aankoop in kwestie. Je boekhouder of accountant kan je hier zeker bij helpen!

Forfaitaire beroepskosten

Tot slot bestaat er ook zoiets als forfaitaire beroepskosten. Deze optie bestaat enkel voor zelfstandige ondernemers met een vrij beroep én een vennootschap. In plaats van voor elke beroepskost een aankoopbewijs bij te houden, kunnen ze ervoor kiezen om een percentage van de omzet te definiëren als beroepskost.

Het grote voordeel is dat je zo discussies met de fiscus vermijdt. Anderzijds moet je er ook rekening mee houden dat het percentage verkleint naarmate je meer omzet draait. Net om die reden verkiezen zelfstandigen vaak alsnog de “gewone” beroepskosten omdat ze zo meestal meer kunnen aftrekken van de belastingen.

Zie je door de bomen het bos niet meer? Kom op 22 oktober naar het gratis Starterssalon! Op deze infosessie staan deze partner-experts van 17u tot 19u met plezier voor je klaar:Accountancy Partners, JL Consult ACCOUNTANCY & TAX, Senior Consultants vzw, Starterslabo, microStart, Amplo, Novagraaf, Waai, Besox, Stad Gent (OOG), Partena en Corinsure verzekeringen.

gentrepreneur boekhouden factuur accounting
Schrijf je in voor de nieuwsbrief!
Sign up for our newsletter