written by
Olivier De Cock

Wat moet er op een factuur en offerte staan?

Startersvraag Starterstips 2 min read

De offerte en factuur zijn twee belangrijke documenten die je als ondernemer vaak zal moeten versturen. Hoewel ze door veel zelfstandigen gezien worden als een vervelend onderdeel van het ondernemersleven, kunnen zowel de offerte als de factuur jouw zaak een extra duwtje in de rug geven. Daarnaast moeten ze ook voldoen aan specifieke regels. Kortom, je neemt maar beter even de tijd om deze items in orde te brengen!

Zo maak je een succesvolle offerte

Voor je een opdracht kan starten, zal je vaak gevraagd worden een offerte op te sturen. In eerste instantie willen potentiële opdrachtgevers en klanten zo te weten komen hoeveel ze jou zouden moeten betalen en vooral: wat ze voor die prijs mogen verwachten. De offerte is met andere woorden jouw kans om leads finaal te overtuigen met jouw voorstel.

  • Zorg voor een offerte op maat van de klant. Stuur geen algemene offerte, maar denk goed na over wat je contact nodig heeft. Is de offerte een opstapje naar een verkennend gesprek of zou je meteen aan de slag kunnen zodra je klant de offerte ondertekent? Moet de opdracht zo snel mogelijk uitgevoerd worden of speelt budget een grotere rol?
  • Controleer of alle gegevens erop staan. Op elke offerte zet je sowieso jouw bedrijfsgegevens, de gegevens van de klant, de datum, een omschrijving van de opdracht of producten en de prijs (incl./excl. btw). Daarnaast vermeld je de uiterste geldigheidsdatum van je offerte (meestal 1 maand), de voorwaarden van je offerte (en/of verwijzing naar de algemene voorwaarden) en plaats je ook je handtekening.
  • Time is money. Je contact heeft geen tijd te verliezen en zal ook niet aarzelen om in zee te gaan met de concurrentie. Wees er dus altijd als de kippen bij en stel offertes nooit uit.
  • Leid de aandacht af van de prijs. Een offerte is meer dan een prijslijst. Geef dus altijd duidelijk aan wat de opdrachtgever mag verwachten voor die prijs. Bestaat de totaalopdracht bijvoorbeeld uit verschillende kleinere opdrachten? Omschrijf het dan ook zo op je offerte.

Zo maak je een correcte factuur

Is een opdracht afgerond? Dan mag je een factuur sturen. De rekening, zeg maar. Net zoals bij de offerte moet je ook hier rekening houden met een aantal formaliteiten. Bovendien is je factuur ook een soort visitekaartje voor jouw onderneming: de kans om een opdracht in schoonheid af te ronden – én ervoor te zorgen dat je opdrachtgevers éxtra goede herinneringen aan je overhouden.

  • Vermeld jouw bedrijfsgegevens, bankrekening en je ondernemingsnummer of btw-nummer. Als je een vennootschap hebt, vermeld je ook je RPR.
  • Vermeld de naam, het adres en het btw-nummer van de klant.
  • Geef elke factuur een volgnummer en noteer ook steeds de facturatiedatum.
  • Omschrijf alle geleverde diensten en producten. Verder vermeld je hier ook de eenheidsprijs (per uur/stuk/dag/…), ‘maatstaf van heffing’ (totaalbedrag excl. btw), het btw-tarief en het totaalbedrag (maatstaf + btw).
  • We raden je ook aan een vervaldatum te vermelden.
  • Bedank je klant voor de samenwerking!

Btw-tarieven op offertes en facturen

Als je btw-plichtig bent, moet je zowel op je offerte als de factuur aangeven hoeveel btw er wordt aangerekend. In België kan dat 6%, 12% of 21% zijn. Bovendien gelden er ook specifieke regelingen voor samenwerkingen met bijvoorbeeld buitenlandse klanten. Hier is het dus echt opletten geblazen: een foutief opgestelde factuur zou je wel eens zuur kunnen opbreken als jij plots moet opdraaien voor de btw.

Extra advies nodig over btw-tarieven? Niet zeker hoe je internationaal moet factureren? Kom zeker eens praten met de partners Accountancy Partners, JL Consult, Baker Tillly Belgium, Jarefin, Mente Valiosa Consult, Noomi en SBB Accountants van De Startersfabriek.

factuur
Schrijf je in voor de nieuwsbrief!
Sign up for our newsletter