written by
Magelaan

Wat moet er op een factuur staan om rechtsgeldig te zijn?

Startersvraag Boekhouding 2 min read

Start je een onderneming op, dan word je verondersteld regelmatig een factuur uit te schrijven. Die factuur moet uiteraard correct zijn opgesteld. Dat betekent dat je factuur aan bepaalde vormvoorwaarden moet beantwoorden. Wat moet er op een factuur staan? Hoe zorg je er met andere woorden voor dat je factuur rechtsgeldig is? Hieronder vind je een aantal wettelijke voorschriften die je het best tot op de letter opvolgt. Doe je dat niet, dan riskeer je een geldboete van minimaal 50 euro per factuur bij een eerste overtreding, 125 euro bij een tweede en 250 euro bij een volgende. In bepaalde gevallen loopt de boete zelfs op tot het dubbele van het btw-bedrag op de factuur.

Wat moet er op een factuur staan?

Het woord ‘factuur’ zelf hoef je niet te noteren. Als alle voorgeschreven factuurvermeldingen op het document staan, wordt het sowieso beschouwd als factuur. Maar het mag uiteraard, al was het maar om het je klant meteen duidelijk te maken dat het om een factuur gaat, in tegenstelling tot bijvoorbeeld een creditnota. We lijsten even de verplichte vermeldingen op een factuur op:

  • factuurdatum, leveringsdatum van goederen, of datum van prestaties bij diensten
  • uniek en opeenvolgend factuurnummer
  • je eigen (bedrijfs)naam en adres
  • de (bedrijfs)naam van de ontvanger, zijn adres en eventueel btw-nummer
  • je bankrekeningnummer, btw- of ondernemingsnummer
  • beschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen en/of diensten
  • prijs, hoeveelheid, eventueel toegekende korting en betalingscondities
  • het bedrag zonder btw, het btw-percentage, het te betalen btw-bedrag en het totaalbedrag
  • een verwijzing naar een eventuele vrijstelling die van toepassing is, hetzij de wettekst hetzij een omschrijving

Wil je de nodige discussies achteraf vermijden? Zorg er dan voor dat je facturen van bij de opstart correct, geldig en volledig zijn. Vermeld zeker je vervaldatum en plaats ook je bankrekeningnummer op de factuur. Zo heeft de klant geen enkele reden om je niet of te laat te betalen.

Wat zet je optioneel op een factuur?

Wat moet er op een factuur en wat mag erop? Je kan uiteraard ook de algemene voorwaarden vermelden. Die zijn weliswaar niet verplicht, maar als ze deel uitmaken van de verkoopovereenkomst is het heel verstandig om ze te vermelden. Zeker als je later een juridische grond wil hebben bij niet-betaling. Je vermeldt deze algemene voorwaarden het best op de voorzijde van de factuur. Indien je daar geen plaats hebt, neem je ze op op de achterzijde. Onze partner SBB Accountants en Adviseurs kan je helpen met de redactie van deze algemene voorwaarden.

Vergeet de specifieke btw-vermeldingen niet

Ook de specifieke btw-vermeldingen hoor je te vermelden op je factuur.

  • Is de btw verschuldigd door de medecontractant, dan zet je de vermelding ‘btw verlegd’ op de factuur.
  • Heb je een kleine onderneming en ben je vrijgesteld van btw, dan vermeld je dat gedetailleerd op je factuur via de formulering ‘vrijgesteld van btw op grond van artikel xxx’.
  • Legt deze wetgeving bijzondere vermeldingen op, dan zet je ook die op je factuur.

Nog meer info nodig?

Wil je nog meer in detail uitvlooien wat er op een factuur moet staan? In dat geval verwijzen we je naar artikel 53 par 2 Wetboek BTW en het KB1 van 29 december. Je kan het jezelf ook een stuk makkelijker maken, en contact opnemen met onze partner SBB Accountants en Adviseurs. Ze helpen je graag verder.

factuur
Schrijf je in voor de nieuwsbrief!
Sign up for our newsletter